A la hora de la preparación de datos, es importante que el responsable del CRM trabaje un poco la base a importar y analice los campos que estimamos serán necesarios, siempre podemos ampliar si fuera necesario. Pero este trabajo previo nos permitirá agilizar el proceso de carga de clientes en un CRM, es muy simple y lógico como observaremos a continuación.
Debemos preguntarnos lo siguiente:
1º.- ANALIZAR Y CONFECCIONAR CAMPOS Y LISTADOS CON LOS QUE TRABAJAR
Si deseamos categorizar nuestros clientes para segmentar, realizar informes … es conveniente configurar el sistema con las campos que consideremos necesarios
Así por ejemplo, campos como la “Tipología», «Sector/Actividad» u “Origen” de un cliente suelen ser imprescindibles para una correcta segmentación, pero obviamente pueden ser más los que desees y necesitemos para trabajar correctamente en nuestro sistema de CRM, todas las propias de nuestro negocio deben tener cabida en este proceso de análisis.
2º CREAR LA BASE DE CLIENTES/CONTACTOS
Puede ser habitual que ya dispongamos de ficheros estructurados a importar en nuestro sistema, pero en ocasiones o bien sea por distintos orígenes de los datos, debemos unificar todos nuestros clientes en un sólo fichero o varios, para ello debemos tener en cuenta posibles alternativas:
Opción 2.1 TABLA CONJUNTA ( Disponemos o creamos una tabla base común con las empresas y contactos.)
Si hay varios contactos en una misma empresa, tal y como se observa en la imagen y expone en el video los campos propios de las empresas en cada línea deben repetirse y añadir los datos del contacto en su celda.
De este modo, el sistema a la hora de importar los datos masivamente crea una sóla empresa con su Nombre y/o por ID y resto de campos iguales Dirección, Sector, Tipología, web, etc.
Así, los X contactos a añadir (ya sean 2, 3 ó 100 asociados a esa empresa) con sus Nombres, Cargos, Móviles quedarán importados en la ficha de la empresa vinculada.
Opción 2.2 TABLAS SEPARADAS (Si disponemos una tabla base con los datos de las Organizaciones/empresas y Otras tablas con los contactos, reuniones, ofertas…)
En este caso se crean dos o varias tablas separadas únicamente en la tabla de contactos debe existir un campo ID o mismo Nombre para importar esos contactos en la ficha de la empresa previamente importada. Lo mismo si disponemos de otras tablas de tareas, oportunidades, ventas que deseemos importar asociadas a esos clientes.
En resumen, si no disponemos de clientes en formato excel todavía en nuestro negocio, al menos debemos analizar previamente que campos y categorías creemos que vamos a necesitar, evidentemente en todo CRM potente y flexible, luego, siempre podremos ir añadiendo otras campos o categorías adicionalmente, pero si podemos además de crear esas categorías generar un fichero en formato excel con las empresas que trabajemos será mucho más cómodo ya que masivamente dispondremos de las empresas y contactos en el sistema.
Se dispone de un video tutorial «Cómo preparar datos en AXIAL CRM” como ayuda complementaria a ese artículo.
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El equipo de Axial CRM